Nemáte čas? Naučte se ho získat na svou stranu

Stále nestíháte? Zjistěte, jak efektivně plánovat čas, porazit prokrastinaci pomocí metody Pomodoro a využít Paretovo pravidlo 80/20 pro maximální výsledky.

Výrok „nemám čas“ vás provází na každém kroku? Tak rádi byste se domluvili s přáteli na hraní deskových her, jenže se nedokážete dohodnout KDY? Je to snad nemoc dnešní doby? Všichni máme k dispozici 24 h denně. Tak jak získat čas na svou stranu?

Ztrácíme spoustu času a energie, protože nám chybí jasné cíle, plánování, priority a přehled.

Organizovat si čas není o tom nacpat do dne co nejvíce aktivit, ale o tom mít prostor na věci, které jsou pro vás důležité.

Klíčem je time management

Time management znamená ovládnout vlastní práci a čas, místo abychom se od nich nechávali ovládat my sami. Čas má svou hodnotu. Je cennější než peníze. Kolik máme času k dispozici? To nikdo z nás neví.

Mozek sice bravurně sype nápady, v jejich ukládání však pokulhává. Vyplatí se proto všechno si hned psát. Písemně zachycený plán má psychologický efekt vlastní motivace k práci. Vaše aktivity při uskutečňování denních úkolů budou lépe orientovány na cíl a pomohou vám efektivněji odbavovat naplánovanou agendu.

Používejte tzv. to-do listy. Budete soustředěnější. Zda zvolíte elektronickou podobu v některé z mnoha aplikací, nebo zůstanete u klasického papírového bloku, záleží na vás. Důležité je zapisovat úkoly v krátkých, jasných heslech. Ovšem nesmí být listů zase příliš mnoho. Pak by mohl vzniknout chaos. Zkuste odhadnout i délku různých aktivit a plánovat si je za sebou, abyste byli efektivnější. Pokud se vám to nedaří, dost možná vás trápí časová slepota, kvůli níž mozek vnímá plynutí minut zkresleně.

Zapsané motivuje

Zkuste kalendář. Těžko najdete úspěšného člověka, který by se bez něj obešel. Tento nástroj slouží primárně pro schůzky a pevné termíny, nikoliv pro seznam úkolů.

Praxe potvrzuje jasné pravidlo: čím více času věnujete plánování, tím méně ho pak spotřebujete na samotnou realizaci.

Práce s energií

Nejsme stroje. Každý máme během dne jinou hladinu soustředění. Vyhraďte si konkrétní bloky, kdy nebudete nikým a ničím rušeni (ani notifikacemi v mobilu) a využijte tento čas k hluboké práci. Úkoly, do nichž se vám nechce, si naplánujte hned z rána. Nebudete je pak tlačit celý den před sebou jako balvan a budete mít už od dopoledne dobrý pocit ze skvělé odvedené práce.

Metoda Pomodoro

Metoda Pomodoro pomáhá proti prokrastinaci a zlepšuje soustředění. Jde v podstatě o intervalový trénink. Vymyslel ji koncem 80. let Francesco Cirillo a používal k tomu kuchyňskou minutku ve tvaru rajčete. Princip je prostý: 25 minut se plně soustředíte na práci, poté následuje 5 minut pauza. Když takto zopakujete 4 kolečka, dejte si pauzu delší, cca 15–30 minut.

Pozor na zloděje času!

„Náš čas je nám částečně ukraden, částečně nám ho někdo vyfoukne a to, co zbude, se nepozorovaně vytratí.“

Lucius Annaeus Seneca

Abyste mohli svůj čas efektivně využít, musíte nejdřív analyzovat, kde se vaši zloději času vyskytují. Jaké aktivity nebo okolnosti vás ustavičně obírají o cenný čas a nepřinášejí žádné smysluplné výsledky, které by tento výdaj ospravedlnily? Zamysleli jste se někdy nad drahocenností času? Čím člověk stárne, tím více si času váží.

Znáte Paretovo pravidlo 80/20? Vychází z pozorování, že 80 % našeho výsledku spočívá v 20 % naší aktivity. Samozřejmě to platí i obráceně. Někdy nám pouhý 20% výsledek zabere 80 % času. Určitě to stojí za zamyšlení. Nejde o matematický zákon, ale princip, jenž se s překvapivou přesností často propisuje do nejrůznějších sfér našeho života.

Naladění, s nímž budete k práci přistupovat, a to, jak začnete svůj den, může mít na váš úspěch velký vliv. Pokud budete ke své práci přistupovat pozitivně naladěni a soustředěně, lehce poznáte důležité úkoly a vypořádáte se s nimi.

Nechtějte být stoprocentně efektivní od prvního dne. Organizace času patří mezi dovednosti jako každá jiná. Trvá chvíli, než si najdete svůj styl.

Zdroje: James Clear – Atomové návyky, Stephen Covey – 7 návyků skutečně efektivních lidí, Lothar Seiwert – Jak si zorganizovat čas, https://www.francescocirillo.com/

Tip pro pokročilé: Zkroťte Parkinsonův zákon

Možná jste si všimli, že máte-li na vyřízení e-mailu celý den, bude vám trvat celý den. Když na něj máte 15 minut, stihnete ho (pravděpodobně) za 15 minut.

Britský historik C. Northcote Parkinson přišel s trefnou definicí: „Práce se rozrůstá tak, aby vyplnila veškerý čas, který je na ni k dispozici.“

Co s tím? Zkuste si na úkoly nastavovat uměle krátké termíny. Přinutíte tak mozek soustředit se na to podstatné a nenecháte úkol „nabobtnat“ do obřích rozměrů.

Zdroj: PARKINSON, Cyril Northcote. Parkinson’s Law, or The Pursuit of Progress.